Het stadhuis van Groningen is de afgelopen tweeënhalf jaar ingrijpend verbouwd, gerenoveerd en verduurzaamd. Ook alle audiovisuele middelen in diverse vergaderruimtes zijn vernieuwd. Hiervoor schakelde de gemeente Groningen dB audiovisueel in. Een mega-operatie in een bijzondere tijd, die zorgde voor flink wat uitdagingen.

Wie Groningen bezoekt, kan het monumentale stadhuis niet missen. Het in neoclassicistische stijl opgetrokken gebouw staat in het centrum van de stad, aan de Grote Markt. Het pand is de afgelopen tweeënhalf jaar grondig verbouwd, gerenoveerd en verduurzaamd. De gevels zijn opgefrist en gerenoveerd, de pilaren schoongepoetst en het gebouw is voorzien van dubbel glas. Ook binnen is er van alles veranderd. De raadzaal is verhuisd naar de zolderverdieping, waardoor op de begane grond een nieuwe imposante ontvangstzaal is ontstaan. Op de eerste verdieping zijn alle tachtig pilaren gemarmerd, wat de etage extra allure geeft. Daarnaast is het gebouw ingrijpend verduurzaamd. Hierdoor past het stadhuis weer bij de huidige gebruikseisen en is het bovendien toekomstbestendig.

Gebruiksvriendelijk en innovatief

Ook alle audiovisuele middelen in de nieuwe en oude raadzaal, de foyer en de trouwzaal zijn vernieuwd. Het gaat onder meer om vergadermanagementsystemen, luidsprekersystemen, microfoons, LED-screens en geautomatiseerde camera-regiesystemen. “Onze oude AV-middelen waren gedateerd en pasten niet langer in het nieuwe, hypermoderne stadhuis,” zegt Sven Waltmans, adviseur huisvesting bij de gemeente Groningen. “Wat we graag wilden, was een gebruiksvriendelijk en innovatief systeem, waarmee we helemaal klaar zijn voor de toekomst. Dus ook met hybride mogelijkheden, waarbij het niet uitmaakt waar je bent. Of dat nu in nieuwe raadszaal is of thuis: overal moet het systeem dezelfde look en feel hebben.”

Winnaar

Er werd een Europese aanbesteding uitgeschreven, waarbij dB audiovisueel als winnaar uit de bus kwam. dB audiovisueel was al een bekende van de gemeente Groningen, vertelt salesmanager Henk-Jan Faber. “Vijftien jaar geleden hebben wij ook al de raadzaal van het stadhuis ingericht met nieuwe camerasystemen. Daarnaast hebben we verschillende projecten in de omgeving gerealiseerd, onder meer in de Martinikerk, het Provinciehuis en het Forum.”

Oude raadzaal

Voor de oude raadzaal leverde en installeerde dB audiovisueel een groot aantal AV-middelen. Henk-Jan Faber: “We hebben onder meer gezorgd voor microfoonposten op de tafels, camera’s en grote beeldschermen. Via het vergadersysteem kunnen vergaderingen niet alleen live worden uitgezonden, maar ook worden opgenomen. Na afloop zijn de opnames terug te vinden op de website van de gemeente. Wanneer je slechts een bepaald onderwerp wilt bekijken, kun je eenvoudig door het bestand scrollen, totdat je bij het desbetreffende onderwerp bent aangekomen.”

Nieuwe raadzaal

Op de zolder van het stadhuis werd een nieuwe raadzaal gerealiseerd, eveneens voorzien van diverse audiovisuele middelen. dB audiovisueel installeerde er twee grote LED-schermen van bijna 15 vierkante meter. Henk-Jan: “De schermen bestaan uit één stuk en elke pixel is een ledje, wat zorgt voor een haarscherp beeld. Ook hebben we vergaderposten geleverd en in het midden van de raadszaal hebben we aan het plafond een luidsprekercluster geïnstalleerd. Dit zorgt voor een uitstekende spraakverstaanbaarheid en een kraakheldere muziekweergave. Dankzij deze kwalitatief hoogwaardige AV-middelen, in combinatie met de gebruikte lambrisering, is de akoestiek in de nieuwe raadszaal uitstekend.”

Maatwerkoplossing

Bovendien is de nieuwe raadzaal uitgerust met een regiedesk. Via de controlemonitor kan het AV-systeem tot in detail worden bediend. Met een joystick kunnen de camera’s worden bediend, waardoor meer fijnafstelling mogelijk is. Ook kan hiermee makkelijk worden in- of uitgezoomd en scherpgesteld. Om het voor de gebruiker zo eenvoudig mogelijk te maken, heeft dB audiovisueel diverse presets geïnstalleerd en geprogrammeerd. “De installatie is een echte maatwerkoplossing geworden,” aldus Henk-Jan.

Koppeling met Raads Informatie Systeem

Zodra een vergadering start, maakt het vergadermanagementsysteem in de raadzaal een koppeling met het Raads Informatie Systeem (RIS). Het RIS haalt onder meer de agenda en de gegevens van de deelnemers aan de vergadering op. En wanneer er gestemd wordt, zorgt de koppeling ervoor dat de uitgebrachte stemmen automatisch in de database van de gemeente terechtkomen. Het bedienen van de camera, het aan- en uitzetten van microfoons, het instellen van spreektijden: via het vergadermanagementsysteem is het allemaal in een handomdraai geregeld. “Wij gebruiken hiervoor MVI, een softwareoplossing die in veel grote gemeentes en landelijke parlementen wordt gebruikt,” vertelt Henk-Jan.

Belangrijke eis

Behalve de nieuwe en oude raadszaal heeft dB audiovisueel ook de foyer en de trouwzaal voorzien van de nodige AV-apparatuur. Zoals een geluidsinstallatie en camera-oplossing om bruiloften op te nemen. Ook voor slechthorenden zijn er speciale voorzieningen. Sven Waltmans: “De AV-installaties in de nieuwe en oude raadzaal en de trouwzaal zijn met elkaar verbonden. Voor ons was dat een heel belangrijke eis. Als er nu in de raadzaal een onderwerp wordt besproken waar veel publiek op afkomt, dan kunnen mensen ook in de foyer of trouwzaal plaatsnemen om de vergadering te volgen.”

Tijdelijke oplossingen

Tijdens de installatieperiode, die afgelopen zomer begon, verliep helaas niet alles van een leien dakje. Henk-Jan: “Ook wij hebben last gehad van prijsstijgingen, chiptekorten en langere levertijden. Omdat het stadhuis in september officieel zou worden geopend, hebben we dan ook een paar tijdelijke oplossingen moeten inzetten. Zo konden de camera’s, die we vorig jaar december al hadden besteld, pas na de deadline geleverd worden. Om te voorkomen dat de boel vertraging zou oplopen, hebben we tijdelijk andere camera’s geïnstalleerd. Daardoor beschikte de gemeente in september toch over een werkend systeem. Ook konden we pas na september de puntjes op de i zetten, zoals het netjes wegwerken van alle kabels. Gelukkig was er aan de kant van de gemeente wel begrip voor.”

Uitdagingen

Sven Waltmans beaamt dat. “Met zo’n ingrijpende verbouwing loop je altijd wel tegen een paar uitdagingen aan. Dat is heel normaal. En dat er tijdelijk andere camera’s hingen, daar hebben de gebruikers niet veel hinder van ondervonden. Over het algemeen bevalt de nieuwe apparatuur goed. Gebruikers moeten nog wat wennen aan het nieuwe systeem, maar ook dat is niets bijzonders.”

Trots

Begin december is het project officieel opgeleverd. Henk-Jan Faber: “Ons team heeft er alles aan gedaan om de installaties naar tevredenheid van de gemeente te laten werken. En dat ons dat in deze lastige periode toch is gelukt, daar ben ik best trots op. Als je de foto’s ziet van het eindresultaat, dan word ik daar wel blij van. Het is gewoon heel erg mooi geworden.”

Plan B

Sven: “Wij hebben de samenwerking met dB audiovisueel als erg plezierig ervaren. Ondanks de uitdagingen die er soms lagen. Wat ik vooral fijn vond, is dat ze altijd met een oplossing kwamen. Er was altijd een Plan B. En ze begrepen heel goed wat de hectiek en de belangen van het project waren. Dat gaf mij als projectleider de rust en het vertrouwen dat het met de opening wel goed zou komen.”