De ambtenaren van de gemeente Den Helder werken sinds een half jaar op een unieke locatie: de voormalige marinewerf Willemsoord. Voordat de verhuizing naar de twee historische gebouwen een feit was, zijn de panden volledig verbouwd en gemoderniseerd. Er kwamen onder meer een raadzaal, commissiezalen, een trouwzaal en diverse vergaderruimtes. De benodigde audiovisuele apparatuur werd geleverd en geïnstalleerd door dB Audiovisueel. Ook is veel bestaande apparatuur hergebruikt. Een sterk staaltje duurzaam samenwerken.

Jarenlang was Willemsoord de scheeps- en onderhoudswerf voor de Koninklijke Marine. Die heeft inmiddels een nieuw onderkomen gevonden en sindsdien heeft Willemsoord zich ontwikkeld tot een bruisende plek met tal van restaurants, musea en nautische en culturele instellingen. En sinds september 2023 is dus ook het stadhuis er gevestigd.

Complete metamorfose
De nieuwe gemeentelijke thuishaven bestaat uit twee panden, die schuin tegenover elkaar staan. Gebouw 66, de voormalige mastenloods, is het publieke deel. Inwoners kunnen er onder meer terecht voor een nieuw paspoort of rijbewijs. Ook zijn hier de raadzaal en de commissiekamers gevestigd. Het gebouw heeft een unieke historische waarde, vertelt Marco Bakker van de gemeente Den Helder. ‘Het pand is tweehonderd jaar oud en cultureel erfgoed. Om het geschikt te maken voor het nieuwe gebruik heeft het een complete metamorfose ondergaan. Veel originele details zijn daarbij bewaard gebleven, zoals de karakteristieke houten balken aan het plafond.’ Schuin aan de overkant in gebouw 72 zijn de nieuwe werkplekken voor de ambtenaren gerealiseerd. ‘Dit pand heeft geen monumentale status en dat gaf de architect meer vrijheid,’ weet Marco Bakker. ‘Zo is er bijvoorbeeld een vide gecreëerd, waardoor er heel veel licht binnenvalt.’ Hij noemt de nieuwe locatie een enorme verbetering. ‘De architect heeft er een fantastische plek van gemaakt.’

Voor diverse ruimtes in de twee gebouwen waren ook extra audiovisuele middelen nodig. Daarvoor schakelde de gemeente dB audiovisueel in. Marco Bakker vertelt: ‘Tijdens de coronapandemie hadden we veel nieuwe apparatuur aangeschaft, waaronder hybride vergadersystemen. Die waren nog prima bruikbaar. Wij willen graag duurzaam omgaan met onze spullen. De bestaande apparatuur hebben we dan ook zoveel mogelijk hergebruikt, en waar nodig aangevuld met nieuwe componenten.’

Raadzaal met vergadersysteem
In de raadzaal kwam een vergadersysteem met draadloze vergaderposten. Alle vergaderingen worden live gestreamd en gearchiveerd, zodat ze ook na afloop kunnen worden teruggekeken. Henk-Jan Faber van dB audiovisueel vertelt: ‘Vanuit de regiedesk wordt het systeem bediend met behulp van een intuïtief touchscreen. Indien gewenst kunnen bijvoorbeeld de resultaten van een stemming of de spreektijd van deelnemers in beeld worden gebracht. Ook hebben we een koppeling gemaakt met het Raads Informatie Systeem (RIS) van de gemeente. Dat haalt onder meer de agenda op en de gegevens van de deelnemers. We gebruiken hiervoor de software van MVI AudioVisual. Veel grote gemeenten en bijvoorbeeld ook de Tweede Kamer maken er gebruik van. Om een goede verstaanbaarheid te garanderen, hebben we in het midden van de zaal een grote luidspreker aan het plafond gemonteerd. De camera’s zijn hergebruikt, want die waren nog in uitstekende staat. Ook hebben we vier grote schermen opgesteld, zodat deelnemers én het publiek van alle kanten goed zicht hebben op wat er gepresenteerd of uitgezonden wordt.’

Narrowcasting
In de beide commissiezalen heeft dB audiovisueel een vergelijkbaar vergadersysteem geïnstalleerd, inclusief vergaderposten, camera’s en een groot beeldscherm. Een van de commissiekamers is modulair ingericht. ‘Overdag is het een trouwlocatie en ’s avonds kan de ruimte eenvoudig worden aangepast voor een commissievergadering. Daarvoor hebben we een mobiel scherm geleverd dat eenvoudig naar binnen kan worden gereden,’ aldus Henk-Jan Faber. Ook in deze twee ruimtes is het mogelijk om vergaderingen live te streamen en te archiveren. De centrale ontvangstruimte, waar burgers zich melden en op hun beurt wachten, is eveneens voorzien van verschillende AV-middelen. Henk-Jan Faber: ‘Bij de receptie hangen informatieschermen voor narrowcasting. Hierop worden nieuwsberichten van de gemeente vertoond en algemeen nieuws, bijvoorbeeld nu.nl en het weer. Ook is op het scherm te zien welk nummer in de wachtrij aan de beurt is en bij welke balie.’

Content delen en samenwerken
In gebouw 66 bevinden zich ook een groot aantal vergader- en overlegruimtes. dB audiovisueel heeft daar verschillende praktische AV-oplossingen voor gerealiseerd, zoals vergadersystemen om via MS Teams te overleggen. Henk-Jan Faber: ‘Aan de muur hangt een groot scherm, een soort whiteboard, om content te delen en samen te werken in documenten. Daaronder hebben we een soundbar met camera geïnstalleerd. De bediening gaat eenvoudig via een touchscreen op tafel. Na een druk op de knop ‘deelnemen’ start het systeem op en kom je vanzelf in de juiste vergadering terecht.’ Aan de buitenkant van elke vergaderruimte hangt een roombookingpaneel. Via dit scherm kunnen gebruikers de ruimte boeken. Ook zijn alle overleggen van die dag erop af te lezen. Bovendien is in één oogopslag te zien of de ruimte in gebruik is: dan is de zijkant rood verlicht. Is de ruimte nog vrij, dan kleurt de zijkant groen.

Van begin tot eind betrokken
Het nieuwe gemeentehuis is na de zomer van 2023 opgeleverd. De ingebruikname van de audiovisuele apparatuur op de nieuwe locatie leverde nauwelijks problemen op, constateert Marco Bakker van de gemeente Den Helder. ‘Met de meeste apparatuur waren we natuurlijk al bekend. En iedereen is tegenwoordig gewend aan hybride vergaderen. Bovendien is de apparatuur makkelijk te bedienen. Wel zien we dat veel mensen nog moeten wennen aan de nieuwe digitale whiteboards. Daar gaan we de gebruikers nu bij ondersteunen, bijvoorbeeld door het aanbieden van trainingen.’
Marco Bakker heeft de samenwerking met dB audiovisueel ook bij dit project weer als positief ervaren. ‘Ze waren van begin tot eind betrokken. Ook bij bouwvergaderingen waren er mensen van dB aanwezig. Ze dachten dan bijvoorbeeld mee over de beste plek voor stopcontacten en netwerkaansluitingen. En toen de bouw wat uitliep, waardoor zij pas later aan de slag konden, deden ze daar totaal niet moeilijk over. Ze hebben zich zeer flexibel opgesteld.’

Hij besluit: ‘Wat ik echt fijn vind, is dat dB audiovisueel graag meedenkt over de juiste oplossing. Daarbij willen ze je zeker niet het duurste verkopen, maar gewoon dat wat je nodig hebt. En ze zijn makkelijk benaderbaar, ook de mensen van de planning, de administratie en de service. Iedereen is even prettig in het contact. Dat maakt het altijd fijn samenwerken met dB audiovisueel.’