Het is een vraag die we de laatste tijd regelmatig horen: ‘We willen onze vergaderruimtes opnieuw laten inrichten met gebruiksvriendelijke apparatuur, zonder allerlei ingewikkelde techniek. En dan het liefst draadloos, zodat we geen last meer hebben van rondslingerende kabels.’ Ook de gemeente Noordoostpolder klopte bij ons aan met een dergelijk verzoek.

Tom Hesta, adviseur informatievoorziening bij de gemeente Noordoostpolder vertelt: ‘Een jaar of zeven geleden zijn wij voor het eerst in contact gekomen met dB audiovisueel. Destijds hebben zij onze raadszaal voorzien van een nieuwe vergaderinstallatie met automatisch camerasysteem en een stemsysteem. Onlangs werd besloten om onze vergaderruimtes opnieuw in te laten richten, en daarvoor hebben we zoals dat hoort een aanbestedingsprocedure uitgeschreven. Daarbij kwam dB audiovisueel als beste uit de bus.’

Gebruiksvriendelijkheid

Het gemeentehuis van Noordoostpolder kent een flink aantal ruimtes die gebruikt worden voor overleg en vergaderingen. Deze ruimtes variëren in grootte en zijn geschikt voor groepen tussen de vier en zestien personen. De nieuwe inrichting moest voldoen aan een paar eisen, vertelt Tom Hesta. De gebruiksvriendelijkheid van de apparatuur was daarbij het belangrijkste. ‘Wij hebben zo’n vierhonderd medewerkers en daarnaast zijn er ook externen die incidenteel presentaties geven met hun eigen apparaten. De apparatuur moet dan ook voor iedereen zonder uitleg te snappen zijn.’
Ben de Jonge van dB audiovisueel licht toe: ‘Het bedieningspaneel van het systeem bestaat uit een beperkt aantal functies. Er is een aan-uitknop en een knop voor de bronkeuze. Doordat het zo overzichtelijk is, is het voor iedereen eenvoudig te begrijpen.’

Klikken en delen

Ook wilde de gemeente graag af van alle losliggende kabels, die niet alleen voor gebruikers een grote ergernis zijn, maar ook voor de facilitaire dienst omdat ze gemakkelijk tot storingen leiden. Met de nieuwe inrichting is daar rekening mee gehouden door in alle vergaderruimtes een click-sharesysteem te installeren, vertelt Ben de Jonge. ‘Daarmee kan alle apparatuur draadloos worden aangesloten. Gebruikers kunnen hun iPad of laptop heel eenvoudig koppelen en de beelden vervolgens direct weergeven op het beeldscherm. Daarnaast hebben we een eenvoudig aansluitpaneel geïnstalleerd, waarmee het ook mogelijk is om apparatuur bekabeld aan te sluiten. Dat is vooral bedoeld als back-up-mechanisme. De kabels liggen netjes uit het zicht in een kasje, maar zijn voorhanden indien nodig.’

LED-schermen

Omdat in de meeste ruimtes flink wat licht binnenvalt, adviseerde dB om overal LED-displays te installeren. ‘LED-schermen hebben namelijk een goede lichtopbrengst, waardoor het beeld altijd goed zichtbaar is, ook als de zon schijnt,’ verklaart Ben de Jonge. In een aantal vergaderruimtes konden de beeldschermen niet aan de muur worden gemonteerd, omdat die ruimtes een glazen wand hebben. ‘Daar hebben we gebruikgemaakt van plafondbeugels. Aan de achterkant van de schermen hebben we een klein kastje gemonteerd voor de computer.’

Partner

Tom Hesta kijkt met een tevreden gevoel terug op de samenwerking met dB audiovisueel. ‘Als gemeente waren wij vooral op zoek naar een partner, en die hebben we in dB gevonden. Ze hebben echt met ons meegedacht en ons uitstekend geadviseerd. Dat was heel prettig. Je merkt dat de medewerkers weten waar ze het over hebben, zowel de adviseurs als de mensen die zich bezighouden met de uitvoering.’

Zo makkelijk kan het zijn

Inmiddels zijn de opnieuw ingerichte vergaderruimtes alweer een tijdje operationeel en de nieuwe apparatuur bevalt prima, aldus Tom Hesta. ‘Natuurlijk moesten de meeste mensen in het begin even omschakelen. Iedereen was immers die oude beamers met computers gewend die je apart moest aanzetten, terwijl nu alles met één druk op de knop geregeld is. Het grappige is dat veel mensen niet verwachten dat het zo makkelijk kan zijn. Dus ze drukken op de knop ‘aan’ en dan veronderstellen ze dat ze nog meer moeten doen om het systeem aan te zetten, maar dat hoeft dus helemaal niet.’
Hij vertelt dat hij regelmatig complimenten krijgt van medewerkers over de gebruiksvriendelijkheid van de apparatuur. ‘Ook van externen horen we vaak dat we het zo goed voor elkaar hebben in vergelijking met andere organisaties. Al met al ben ik dus dik tevreden.’