Sinds enkele maanden maakt Waterschap Noorderzijlvest gebruik van een spiksplinternieuw vergadermanagementsysteem. De audiovisuele installatie, geleverd en geïmplementeerd door dB audiovisueel, biedt onder meer de mogelijkheid om de vergaderingen van het Algemeen Bestuur live te streamen. Zo kan iedereen die dat wil deze vergaderingen overal en altijd bijwonen – én op een later moment terugkijken.

Noorderzijlvest is het waterschap voor een groot deel van Groningen, Noord- en Midden-Drenthe en een stukje Friesland. Het Algemeen Bestuur (AB) vergadert in het hoofdkantoor in Groningen. Bij die vergaderingen wordt al jarenlang gebruikgemaakt van een audiovisuele installatie. Accountmanager Ben de Jonge van dB audiovisueel: “In 2020 constateerden wij bij ons jaarlijkse preventieve onderhoud dat enkele onderdelen van het systeem aan het eind van hun levensduur waren. Ons advies aan het waterschap was dan ook om na te denken over vervanging.”

Aanbesteding
Gezien de grootte van de investering was een aanbesteding noodzakelijk, vertelt gebouwbeheerder Ebel Huizinga van Waterschap Noorderzijlvest. “We hebben ons hierbij laten adviseren door AV-i, een onafhankelijk adviesbureau voor toegepaste audiovisuele techniek. Zij hebben een Plan van Aanpak opgesteld waarmee we de markt op zijn gegaan. dB audiovisueel kwam als winnende partij uit de bus.”

Wensen
Een van de belangrijkste wensen van het waterschap was de mogelijkheid voor het opzetten van een livestream, zodat de vergaderingen vanaf elke gewenste locatie kunnen worden bekeken. Ook moest het nieuwe systeem vooral robuust en gebruiksvriendelijk zijn, vertelt Kristien Vlieg, die als bestuursondersteuner nauw betrokken was bij de inrichting van de nieuwe AB-zaal. “Een andere wens was de mogelijkheid om digitaal te stemmen. Dat doen we nu nog niet, maar daarmee zijn we alvast op de toekomst voorbereid.”

Volledig digitaal
Halverwege 2022 is het nieuwe vergadermanagementsysteem geïmplementeerd.
Het is volledig digitaal, vertelt Ben de Jonge van dB audiovisueel. “Alle vergaderstukken worden van tevoren in het systeem geüpload. Ook hebben we koppelingen gemaakt met het iBABS (iPad Board Agenderen en Besluiten Systeem). Dat is een digitaal systeem waarmee bestuursorganen vergaderingen kunnen organiseren en besluiten kunnen nemen met behulp van iPads, waardoor papierloos vergaderen mogelijk is. Bij binnenkomst melden de deelnemers zich met hun pasje aan in het systeem. Op elke vergadertafel staat een multimedia-vergaderpost met een schermpje en in de zaal hangen camera’s. Zodra iemand tijdens de vergadering het woord neemt, herkent het systeem wie dat is. De camera’s zorgen dat de spreker goed in beeld komt en op het scherm verschijnt automatisch zijn of haar naam en partij.”

Livestream
Bij zo’n systeem is een goede spraakverstaanbaarheid uiteraard van groot belang, benadrukt Ben de Jonge. “Om de akoestiek te testen hebben we daarom van tevoren verschillende proefopstellingen gemaakt.” Aan weerszijden van de zaal staan twee schermen op trolleys. Op die manier zijn de sprekers voor het publiek in de zaal optimaal zichtbaar. En via de livestreamverbinding – verzorgd door derden – kunnen geïnteresseerden de bijeenkomsten vanaf elke gewenste locatie bijwonen. Daarnaast worden de vergaderingen op video gearchiveerd en direct na afloop online gezet. Zo zijn de vergaderingen ook op een later moment terug te kijken. En wie geïnteresseerd is in een specifiek onderwerp, kan ook alleen dat ene agendapunt selecteren.

Gebruiksgemak
Tijdens de vergaderingen zit bestuursondersteuner Kristien Vlieg aan de knoppen. Via een scherm op tafel kan zij het systeem bedienen. “Als een deelnemer bijvoorbeeld per ongeluk zijn microfoon laat aanstaan, dan kan ik die uitzetten. Soms moet ik ook de camera-instellingen een klein beetje bijschaven. Via het overzichtelijke menu is dat allemaal heel eenvoudig. De eerste paar keer zat er iemand van dB audiovisueel naast me om uitleg te geven. Zo leer je het vanzelf.” Ook haar collega Ebel Huizinga is zeer te spreken over het gebruiksgemak van de installatie. “Onlangs zaten we voor het eerst met het nieuwe Algemeen Bestuur bij elkaar. Er was eigenlijk niemand die moeite had met de bediening van het systeem.”

Oplossen
Kristien vindt het contact met dB audiovisueel erg prettig. “Het systeem is stabiel, maar als er toch een keer iets aan de hand is, dan kan ik ze altijd bellen. Als het nodig is komen ze meteen langs. Dat is heel fijn.” Ebel knikt. “Communicatie is ontzettend belangrijk en bij dB zit het wat dat betreft wel goed. Laatst nog, toen hadden we vlak voor een vergadering plotseling een technisch probleem. Nog geen uur later lag Mitch onder de tafel om het op te lossen.”

Trots
Ben de Jonge blikt tevreden terug op het project. “De planning en voorbereiding zijn goed verlopen. Projectleider Mitch Kraay heeft hier een belangrijke rol in gespeeld. Dan blijkt maar weer dat de tijd die je van tevoren in zo’n project investeert, zich dubbel en dwars terugbetaalt. Ik ben trots dat ik bij een bedrijf werk dat groeit in interne samenwerking. Hierdoor zijn we steeds beter in staat om als team een hoogwaardige communicatieoplossing voor onze klanten neer te zetten.”

Nergens aan denken
Ook bij het waterschap kijken ze terug op een geslaagde samenwerking. Kristien: “Het contact met dB audiovisueel is altijd fijn. Ze geven goede adviezen en hebben de kennis en expertise in huis die je als leek nodig hebt.” Ebel voegt toe: “Voor de komende jaren hebben we ook weer een servicecontract met dB afgesloten. Bij eventuele problemen kun je daar altijd op terugvallen en ook bij updates hoef je nergens aan te denken. dB zorgt gewoon dat het geregeld wordt. Daar worden wij erg blij van.” Kristien besluit: “Wij willen graag ontzorgd worden. En dat kan dB audiovisueel als geen ander. ”