Als corona ergens voor hectiek heeft gezorgd, dan is het wel in ziekenhuizen. Wanneer elk uur telt, is meer efficiency zeer welkom. Hetzelfde geldt voor werkplezier. Het Martini Ziekenhuis in Groningen sloeg deze twee vliegen in één klap door maar liefst 23 vergader- en overdrachtsruimtes uit te rusten met professionele apparatuur voor videoconferencing. Volgens Relinde van den Berg blijven die ook na de crisis volop in gebruik.

Oplossing

Al in de eerste maand van de uitbraak werd duidelijk dat er met anderhalve meter afstand minder mensen in genoemde ruimtes zouden passen. Om toch met iedereen te kunnen communiceren en overleggen, moest er een oplossing komen. Daar hoefde Relinde, die als Manager Facilitaire Services ook o.a. de huismeesters, de evenementenorganisatie en 250 vrijwilligers onder haar hoede heeft, niet lang over na te denken. ”Voordat ik in 2019 naar het Martini kwam, werkte ik in het UMCG. Dat is hier een paar kilometer verderop. Daar had dB audiovisueel in de persoon van Henk-Jan Faber ook al 18 vergaderruimtes van beeld- en geluidsapparatuur voorzien. Dat scheelde dus meteen tijd die je anders aan relatieopbouw kwijt bent.”

Veel ziekenhuizen als klant

“Henk-Jan stond al snel op de stoep voor een inventarisatie van alle ruimtes en de apparatuur die nodig zou zijn in het MZH. Een aantal weken later draaiden de meeste systemen al volop. Dat het zo snel verliep, heeft ook te maken met het feit dat dB veel ziekenhuizen in het noorden en oosten van het land als klant heeft.”

Alle ruimtes maken gebruik van het videoconferencing platform Starleaf, waarmee ook thuiswerkers online op meerdere apparaten aan vergaderingen kunnen deelnemen. Starleaf is uiterst stabiel, gebruiksvriendelijk en veilig. Daar komt bij dat Starleaf alle privacygevoelige patiëntgegevens in Europa bewaart, en niet zoals bij andere veel gebruikte videosoftware in de VS.

EPD’s en röntgenfoto’s delen

Op advies van dB audiovisueel werden de kleine ruimtes voorzien van camera- en geluidsapparatuur van Poly. In grotere ruimtes is gekozen voor Cisco-apparatuur. De beeldschermen zijn met diameters van 65 tot 85 inch fors.

Deze worden veelal gecombineerd gebruikt, dat wil zeggen: één scherm voor het tonen van de deelnemers en een ander scherm om informatie te delen.

Dat loopt uiteen van Excelbestanden met werkroosters tot EPD’s (Elektronisch Patiëntendossier) en röntgenfoto’s. Die laatste kunnen na omzetting door een speciaal medisch werkstation ook online worden beoordeeld.

Super enthousiast

Relinde: “Om eerstelijnsstoringen en problemen zelf te kunnen oplossen, hebben onze vier huismeesters een dag opleiding gekregen van dB audiovisueel. Verder liggen er in alle ruimtes basisinstructies voor het gebruik van de apparatuur. Het systeem is echter mede dankzij touchscreens zo eenvoudig te bedienen, dat problemen zich ondanks zeer intensief gebruik relatief weinig voordoen. We hebben namelijk zo’n tweeduizend gesprekken per dag en er zijn dagen dat er in totaal meer dan 50.000 minuten online vergaderd wordt!

Vrijwel iedereen is vanaf het begin super enthousiast. Dat is niet alleen vanwege het gebruiksgemak en de kwaliteit, maar ook omdat er merkbaar meer kennis wordt gedeeld en medewerkers meer regie hebben over hun dagelijkse werkindeling.“

Veel tijdbesparing

“Daar komt nog bij dat we ook intensief samenwerken met andere ziekenhuizen en door ook die overleggen online te doen, spaar je veel reistijd uit. Mijn eigen enthousiasme gaat nog een stapje verder, want ook de samenwerking met dB verloopt zeer soepel en plezierig.

Men is betrouwbaar en iedereen, inclusief monteurs, reageert heel snel. Het feit dat zelfs de directeur hier zo nu en dan over de vloer komt en de handen uit de mouwen steekt, zegt wel iets over hun aanpak.”

Wil jij weten wat dB audiovisueel voor jouw organisatie kan betekenen, of wil je een demonstratie? Bel ons dan op 050-5257 777 of mail naar info@dbaudiovisueel.nl.